PENGARUH SISTEM INFORMASI TERHADAP EKSEKUTIF
PEMBENTUKAN KEPUTUSAN
I.
PENDAHULUAN
Jauh sebelum adanya teknologi
komputer, sistem informasi manajemen (SIM) telah digunakan oleh para pimpinan
organisasi atau perusahaan, termasuk manajer dalam upaya pengambilan keputusan.
Namun demikian, proses pengambilan keputusan yang dilakukan saat itu masih
sangat sederhana. Segala sesuatunya masih berjalan secara manual, masih lamban,
karena semua data masih tersimpan dalam lembaran-lembaran arsip yang bermacam
ragam. Manakala sang pimpinan membutuhkan berbagai informasi yang berhubungan
dengan sesuatu yang harus diputuskan atau diambil kebijakan, maka tidak ada
cara lain kecuali membongkar semua arsip yang dibutuhkan. Kalaupun arsip
tersebut ditemukan, kadangkala tulisannya sudah kabur, kertasnya sudah kusam,
atau bahkan mungkin sudah rusak karena dimakan rayap atau kutu buku dan
sejenisnya. Pendek kata, proses pencarian arsip dan dokumen yang dibutuhkan
sebagai dasar dari pengambilan keputusan bagi sang pimpinan sangatlah lamban
dan membutuhkan waktu yang lama.
Demikian
gambaran proses sistem informasi manajemen kala itu, dimana teknologi komputer
belum ditemukan. Semuanya serba lamban, tidak efisien dan juga tidak efektif.
Dengan hadirnya teknologi komputer seperti sekarang ini, telah mengubah
segalanya. Data dan dokumen yang tadinya disimpan secara manual, sekarang
semuanya tersimpan secara digital, dengan sekali klik saja, semua dokumen dan
data dapat ditampilkan. Hanya dalam hitungan detik saja, data dapat disajikan.
Dengan kondisi demikian, tentu saja Sistem Informasi Manajemen (SIM) hanya
tinggal mempersiapkan substansinya saja, sedangkan wadah atau kerangkanya dapat
dipersiapkan melalui teknologi komputer. Namun demikian, hadirnya teknologi
komputer telah merubah persepsi orang kebanyakan. Apabila berbicara tentang
Sistem Informasi Manajemen, maka yang diingat adalah komputer dengan sebuah
sistem yang saling tersambung dengan berbagai jaringan dalam komputer tersebut.
Persepsi seperti ini tentu saja tidaklah semuanya benar, karena teknologi
komputer hanyalah sebuah wadah atau fasilitas, yang kehadirannya mempermudah
proses dalam Sistem Informasi Manajemen, sedangkan prinsip kerja dan basis dari
SIM itu sendiri adalah ilmu manajemen, karena memang SIM itu lahir dari
manajemen. Artinya, tanpa adanya manajemen maka SIM itu sendiri sesungguhnya
tidak ada. Adapun komputer, kehadirannya seperti proses reaksi kimia bagi
katalisator, katalisator dapat mempercepat proses reaksi kimiawi, tetapi dia
sendiri bukanlah zat kimianya.
Salah satu
fungsi manajemen adalah perencanaan. Dalam proses perencanaan, pihak manajemen
berusaha memikirkan apa saja yang akan dikerjakannya, berupa ukuran atau
jumlahnya, siapa yang akan melaksanakan dan mengendalikannya agar tujuan
organisasi/perusahaan dapat tercapai. Dalam kerangka itu semua, diperlukan
informasi, dan informasi yang relevan dengan proses perencanaan harus
disediakan. Alat untuk menyediakan informasi tersebut dapat berupa sebuah SIM,
atau dapat juga usaha khusus seperti pengumpulan data baik internal maupun
eksternal, yang nantinya dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Jadi,
informasi adalah bahan dasar bagi pimpinan organisasi atau manajer dalam
membuat rencana, merumuskan kegiatan atau mengambil kebijakan.
Sistem Informasi Manajemen berbasis komputer mengandung arti bahwa komputer
memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi manajemen. Secara
teori, penerapan sebuah Sistem Informasi Manajemen memang tidak harus
menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya (pada era
sekarang), tidak mungkin sistem informasi manajemen yang sangat kompleks itu
dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi
Manajemen yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan
istilah komputer-based atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.
Proses manajemen dimulai dengan perencanaan, kemudian proses pelaksanaan,
proses pengendalian dan pengawasan. Pada setiap proses diperlukan informasi
yang sebagian dihasilkan oleh SIM. SIM sangat bermanfaat bagi para manajer
dalam proses pengambilan keputusan. Sistem ini secara terpadu dan efisien
melaksanakan pengumpulan data, dan menyajikan informasi sesuai dengan kebutuhan
para pengambil keputusan. Sistem ini memberikan kemudahan dalam menyediakan
data secara tepat waktu sesuai dengan kebutuhan. Berkenaan dengan uraian
tersebut, maka tulisan/artikel ini akan menganalisis bagaimana “peranan Sistem
Informasi Manajemen berbasis komputer dalam proses pengambilan keputusan bagi
pimpinan/manajer dalam perusahaan/organisasi.”
II.
PEMBAHASAN
A.
PENGERTIAN
EKSEKUTIF
Menurut Siagian, Eksekutif adalah seseorang yang
menduduki jabatan kepemimpinan tertentu dalam suatu organisasi mempunyai hak
dan wewenang menggerakkan orang lain yang disebut “bawahan” dan para bawahan
itulah yang memikul tanggung jawab melaksanakan berbagai kegiatan operasional
dalam pencapaian tujuan organisasi. Dengan kata lain eksekutif adalah manajer
tingkat atas suatu organisasi, yang memberikan pengaruh yang besar terhadap
perusahaan.
B.
PENGERTIAN
SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF
Menurut Turban, Sistem informasi eksekutif
adalah merupakan sistem informasi yang berbasis computer yang menyajikan
informasi yang dibutuhkan eksekutif, dimana system ini menyediakan akses yang
cepat dengan informasi yang tepat waktu dan akses langsung kelaporan-laporan
pada tingkat manajemen.
C.
SISTEM
INFORMASI EKSEKUTIF
Sistem
Informasi Eksekutif adalah satu jenis dari manajemen informasi sistem dimaksud
untuk memudahkan dan mendukung keterangan dan pembuatan keputusan kebutuhan
dari eksekutif senior dengan menyediakan kemudahan akses terhadap keduanya
internal dan eksternal keterangan relevan untuk bertemu golongan strategis
organisasi. Ini biasanya dipertimbangkan sebagai satu bentuk dikhususkan dari
satu sistem mendukung keputusan. Penekanan dari sistem informasi eksekutif
berada diatas peraga grafis dan mudah untuk pergunakan interface pemakaian.
Sistem
informasi ini sangat penting karena system informasi berbasis computer ini
dapat memberikan informasi kepada eksekutif untuk mendukung pengambilan
keputusan dalam hal menentukan strategi dan kebijakan organisasi. Disamping itu
sesuai dengan dinamika bisnis dan persingan antar perusahaan yang ketat
menyebabkan para eksekutif membutuhkan informasi yang cepat dan akurat.
Ada 4 tipe
system dilihat dari tingkatan organisasi menurtut Loudon dan Loudon (2001,p37)
,yaitu :
a. Operational-
level system mendukung
manajer operasional dengan mengawasi kegiatan dan transaksi dasar perusahaan
b. Knowledge –level system mendukung para pekerja dalam bidang
pengetahuan dan data.
c. Management-level
system dirancang
untuk pengawasan, pengendalian, pengambilan keputusan, dan kegiatan
administratif pada tingkat menengah.
d. Strategic
–level system membantu manajer tingkat atas menyelesaikan persoalan –persoalan strategis
dan mendukung aktivitas perencanaan jangka panjang, baik dalam perusahaan
maupun dilingkungan luar perusahaan.
Loudon dan Loudon juga menjelaskan tentang
kategori spesifikasi sistem ditinjau dari level organisasional dan nilai yang
diberikan bagi peusahaan (2001,p36), yaitu :
ü Transaction
Processing System (TPS), yang menyimpan dan memproses data hasil dari transaksi
sehari – hari.
ü Office
Automation System (OAS), yang berupa system elektonik formal dan informal yang
berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang didalam maupun
diluar perusahaan.
ü Knowledge
Work System (KWS), yang membantu pekerja terdidik dalam menangani penciptaan
dan pengintegrasian pengetahuan baru dalam suatu organisasi.
ü Management
Informasi System (MIS), yang menyediakan informasi bagi manajemen , termasuk
maneger dengan laporan-laporan atau online acces untuk melihat kinerja
organisasi.
ü Decission
Support System (DSS), yang menyediakan informasi bagi manajemen disuatu
peusahaan untuk pengambilan keputusan yang unik, terus berubah dan tak
terstruktur.
ü Executive
Informasion System (EIS), dimana manejemen puncak pada suatu perusahaan dapat
memperoleh informasi untuk memandu atau mengarahkan keputusannya.
D.
KARAKTERISTIK
SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF
Beberapa
karakteristik system informs eksekutif menurut Turban (2001,p310),yaitu :
Drill down : merupakan salah satu kemampuan pada
sistem informasi eksekutif yang paling bermanfaat menyediakan detil
informasi. Dengan tekhnik Drill Down, eksekutif dapat mengambil informasi yang
lebih rinci sesuai kebutuhan.
Critical Success Factor : merupakan
factor penentu keberhasilan dalam mencapai tujuan organisasi dimana CSF
tiap-tiap perusahaan berbeda-beda, dan factor-factor tersebut harus dijalankan
dengan baik untuk pengembangan bisnis dan pencapaian tujuan perusahaan.
Status Access : dimana data atau laporan terakhir
dapat diakses setiap saat dengan menggunakan komunikasi jarak jauh.
Analysis: Eksekutif dapat memilih isi database,
alat/program yang digunakan, dan hasil informasi yang diinginkan.
Exception Reporting : karakteristik ini didasarkan
atas konsep management exception yang mengarahkan perhatian eksekutif kepada penyimpangan
pada standar yang telah ditetapkan.
Perencanaan
strategis adalah proses yang dilakukan suatu organisasi untuk menentukan
strategi atau arahan , serta mengambil keputusan untuk mengalokasi sumber
dayanya untuk mencapai strategi ini
Berbagai tekhnik analisi
bisnis dapat digunakan dalam proses ini, termasuk analisis SWOT (Strengths,
Weaknesses, Opportunities, Threats), PEST (Political, Economic, Social,
Technological), atau STEER (Socio-cultural, Technological, Economic,
Ecological, Regulatory).
1. Konsep
Corporate Planning Dan Strategic Management
Rencana strategis perusahaan adalah
suatu rencana jangka panjang yang bersifat menyeluruh, memberikan rumusan ke
mana perusahaan akan diarahkan, dan bagaimana sumberdaya dialokasikan untuk
mencapai tujuan selama jangka waktu tertentu dalam berbagai kemungkinan keadaan
lingkungan.
Manfaat Dan Peranan Rencana Strategis
Ø Menentukan
batasan usaha/bisnis. Memilih fokus bidang usaha yang akan dikembangkan yang
didasarkan pada semua lapisan manajemen.
Ø Memberikan
arah perusahaan. Menentuan batasan usaha dan arah perusahaan merupakan dua sisi
dari satu mata uang yang sama yang mendasari atau dihasilkan. Kedua hal itu
merupakan dasar penyusunan prioritas tindakan dan kebijakan perusahaan dalam
menghadapi perubahan lingkungan.
Ø Mengarahkan
dan membentuk kultur perusahaan. Rencana strategis menunjang pengarahan dan
pembentukan budaya perusahaan lewat proses interaksi, tawar-menawar, atau
komunikasi timbal-balik.
Ø Menjaga
kebijakan yang taat asas dan sesuai.
Ø Menjaga
fleksibilitas dan stabilitas operasi.
Ø Memudahkan
penyusunan rencana kegiatan dan anggaran tahunan.
2. Manajemen
Strategis, Kebijakan Bisnis, Dan Perencanaan Strategis
Menurut
Wheelen dan Hunger (1987) manajemen strategis adalah himpunan dari putusan dan
tindakan manajerial yang menentukan performansi badan usaha dalam jangka
panjang. MS mencakup perumusan, implementasi, dan evaluasi atau pengendalian
strategi. Dengan demikian, studi mengenai manajemen strategi menitikberatkan
pada kegiatan untuk memantau dan mengevaluasi peluang dan kendala lingkungan,
di samping kekuatan dan kelemahan perusahaan. Dalam hal ini, perencanaan
strategis merupakan bagian dari MS, karena tidak mencakup implementasi,
evaluasi, dan pengendalian strategi, melainkan hanya mencakup perumusan
strategi.
Di pihak lain, kebijakan bisnis
merupakan studi yang sifatnya integratif dan komprehensif karena lebih
cenderung melihat ke dalam perusahaan, dengan menitikberatkan pada masalah
efisiensi atas utilitas sumber daya yang dimiliki perusahaan. Dengan demikian,
kebijakan bisnis memfokuskan pada perumusan pedoman umum yang memungkinkan
pencapaian yang lebih baik atas misi dan tujuan perusahaan. Jadi, dalam
manajemen strategis tercakup juga kebijakan bisnis, tetapi dengan penekanan
yang lebih besar pada aspek lingkungan dan strategi.
3.
KONSEP MANAJEMEN SUMBER DAYA INFORMASI
Memandang informasi sebagai suatu
sumber daya bukanlah sesuatu yang baru. Yang terjadi pada dekade yang lalu
adalah kesadaran bahwa sumber daya informasi jauh melampaui informasi itu
sendiri. Topik-topik yand didiskusikan pada bab ini membentuk dasar untuk
mengelola semua sumber daya informasi. Manajemen sumber daya informasi
(information resources management), atau IRM, adalah aktivitas yang dijalankan
oleh manajer pada semua tingkatan dalam perusahaan dengan tujuan
mengidentifikasi, memperoleh dan mengelola sumber daya informasi yang
diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pemakai.
Elemen-elemen IRM yang Diperlukan:
Walau
seorang pemakai individu dapat mempraktekkan IRM, pendekatan paling efektif
bagi perusahaan adalah mengembangkan suatu rencana formal yang harus diikuti
setiap orang. Agar suatu perusahaan dapat mencapai IRM secara penuh, perlu ada
satu set kondisi tertentu. Kondisi-kondisi tersebut meliputi:
v Kesadaran
bahwa keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui sumber daya informasi yang unggul. Para
eksekutif perusahaan dan manajer lain yang terlibat dalam perencanaan strategis
memahami bahwa perusahaan dapat mencapai keunggulan atas para pesaingnya dengan
mengelola arus informasi.
v Kesadaran
bahwa jasa informasi adalah suatu area fungsional utama. Struktur organisasi
mencerminkan bahwa jasa informasi sama pentingnya dengan area bisnis utama
lain, seperti keuangan dan pemasaran.
v Kesadaran
bahwa CIO adalah eksekutif puncak. CIO memberi kontribusi, jika memungkinkan,
pada pemecahan masalah yang mempengaruhi seluruh operasi penambahan, bukan
hanya operasi jasa informasi. Kesadaran ini paling mudah ditunjukkan dengan
menyertakan CIO dalam komite eksekutif.
v Perhatian
pada sumber daya informasi perusahaan saat membuat perencanaan strategis. Saat
para eksekutif terlibat dalam perencanaan strategis untuk perusahaan mereka
memperhatikan sumber daya informasi yang dibutuhakan untuk mencapai tujuan
strategis.
v Rencanan
strategis formal untuk sumber daya informasi. Terdapat suatu rencanan
formal untuk memperoleh dan mengelola sumber daya informasi. Sumber daya itu
harus mencakup yang berada pada area pemakai maupun jasa informasi.
v Strategi
untuk mendorong dan mengelola end-user computing. Rencana strategis sumber daya
informasi membahas cara membuat sumber daya informasi tersedia bagi para
pemakai akhir, sambil tetap mempertahaankan pengendalian atas sumber daya
tersebu.
Seorang manajer jasa informasi dapat
berperan sebagai chief information officer dengan mengikuti langkah-langkah
berikut:
·
Sediakan waktu untuk pelatihan bisnis, selain
teknologinya.
·
Buat kemitraan dengan unit-unit bisnis dan line
management; jangan menunggu hingga diundang.
·
Fokuskan pada perbaikan proses dasar bisnis.
·
Jelaskan biaya-biaya IS dalam istilah-istilah bisnis.
·
Bangun kepercayaan dengan memberikan jasa IS yang
dapat diandalkan.
·
Jangan bersifat defensive
4. Mencapai
Keunggulan Kompetitif dengan Teknologi Informasi
Banyak cara
untuk mencapai keunggulan kompetitif, diantaranya: menyediakan barang dan jasa
dengan harga murah, menyediakan barang dan jasa lebih baik daripada pesaing dan
memenuhi kebutuhan khusus suatu segmen pasar tertentu. Pada bidang komputer,
“keunggulan kompetitif” mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan
“leverage” di pasaran. Artinya, perusahaan tidak selamanya mengandalkan pada
sumberdaya fisik, tetapi pada sumber daya konseptual yang unggul – data dan
informasi yang dapat digunakan sama baiknya.
Beberapa perusahaan telah
mendapatkan publikasi yang luas karena menggunakan informasi untuk mencapai
keunggulan kompetitif. Diantaranya : American Airlines dengan sistem pemesanan
penerbangan “Sabre”; American Hospital Supply dengan jaringan EDI (Electronic
Data Interchange); dan Mc Kesson Drug dengan sistem distribusinya yang disebut
Economost.
III.
KESIMPULAN
1.
Sistem Informasi
Eksekutif merupakan suatu sistem yang khusus dirancang bagi para manajer pada
tingkat perencanaan strategis. Para eksekutif sebagai perencanaan strategis
perusahaan membutuhkan suatu sistem informasi yang disebut SIE, yang dapat
menjawab kebutuhan mereka terhadap informasi-informasi summary yang mutakhir cepat dan aktual agar bisa merencanakan dan
mengambil keputusan yang tepat dan cepat.
2.
Komponen-komponen utama
dari SIE adalah sarana presentasi
informasi, sarana pembentukan keputusan dan sarana sistem pemerintahan multi
dimensi.
3.
Tiga hal penting yang
perlu diperhatikan dalam CFSs adalah informasi kritis, asumsi kritis dan
keputusan kritis.
4.
Faktor-faktor penentu
keberhasilan EIS antara lain sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen,
sponsor operasi, staff jasa informasi yg sesuai, teknologi informasi yang
sesuai, manajemen data dan kaitan yang sesuai dengan tujuan bisnis.
5.
EIS dirancang untuk
membantu eksekutif atau manajer senior untuk melakukan pemantauan terhadap
perencanaan strategis di masa yang akan datang. Sedangkan SIM merupakan sistem
yang dirancang untuk menangani dan membantu manajer menengah dalam menjalankan
fungsi perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan dengan menyampaikan
laporan-laporan yang dihasilkan secara periodik. Sistem Pendukung Keputusan
(DSS) adalah tipe lain dari pada sistem informasi komputer yang dirancang untuk
mendukung dan meningkatkan proses pengamilan keputusan.
